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¿Estamos Obligados A Emitir Factura Electrónica?

¿Estamos obligados a emitir factura electrónica?

¿ Existe legalidad de la factura electrónica y el documento soporte incorporado dentro de la compañía para exigir su pago dentro de un proceso jurídico?

El primer aspecto a estudiar, se trate de una factura en forma física, electrónica o en medio digital, es el cumplimiento de los requisitos legales para que de ésta pueda exigirse su pago, y sea considerada como un título valor dentro de un proceso jurídico, dichos requisitos a la luz del Artículo 774 del Código de Comercio Modificado por el art. 3, Ley 1231 de 2008.son:

1. La fecha de vencimiento. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.
2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.
3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.”

Adicionalmente establece el Artículo que: “No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.”

Ahora bien, enfocándonos dentro de marco de la facturación electrónica, la cual reiteramos debe cumplir con los requisitos antes establecidos, y está definida por el Decreto 2242 como “el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el presente Decreto en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.”, existen condiciones específicas por ser ésta producida en medio informático, como lo es el tipo de formato (XML), la incorporación de numeración establecida por la DIAN, para este tipo de documentos, la inclusión de la firma digital o firma electrónica y, dos obligaciones que tienen un efecto legal importante, las cuales son:

  1. Poner a disposición del adquiriente (persona que adquiere el bien o servicio) una representación gráfica de la factura, y
  2. Darle a conocer al adquiriente los medios disponibles para que éste, manifieste la aceptación o rechazo de la factura. Es así como el aspecto de la aceptación suma importancia, toda vez que es sin lugar a dudas el acto con mayor carga de prueba por parte del emisor. Por esto, el Decreto obliga igualmente al adquiriente de la factura a MANIFESTAR LA ACEPTACIÓN de la misma, por sus propios medios, sean electrónicos, en un documento físico aparte, o a través de los medios que pone a disposición el emisor de la factura.

Pero, ¿ Qué ocurre cuando NO existe manifestación de aceptación o rechazo de la factura por parte del adquiriente y como exijo el pago de la misma?, frente a esta interrogante, los medios tecnológicos proveen varias formas para que el emisor de la factura logre probar que efectivamente la factura fue enviada al adquiriente y se recibió satisfactoriamente, uno de ellos es el envío a través de correo electrónico a la dirección notificada por el adquiriente, quien se encuentra OBLIGADO según lo establecido por el numeral 2 del Artículo 15 del Decreto 2242 de 2015 a informar la dirección electrónica. Por éste medio se pueden incorporar herramientas tales como “CONFIRMACIÓN DE ENTREGA” o “CONFIRMACIÓN DE LECTURA”, que proporciona al emisor evidencia de que la factura fue enviada con éxito. Una segunda opción es, la implementación de un sistema alternativo, es decir una plataforma informática en la cual se incorporen todas las facturas electrónicas enviadas y se lleve un registro, de tal suerte que se logre tener el material probatorio suficiente al momento de iniciar un proceso jurídico y con la seguridad que aporta el sistema informático de que la factura fue recibida por el adquiriente. Sin embargo, la Ley establece que los obligados a facturar deben adelantar un registro adicional dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la expedición de la factura ante la DIAN, con lo que constituye un historial de soporte legal y una evidencia adicional para el emisor.

Todo esto adquiere más importancia cuando dentro de un proceso jurídico se quiera demostrar una figura de aceptación de la factura establecido por el Decreto 1349 de 2016 que modifica el Artículo 53 del Decreto Único 1074 de 2015, “aceptación tácita”, que establece: “la factura electrónica como título valor se entenderá tácitamente aceptada si el adquirente/pagador no reclamare en contra de su contenido, bien sea por devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, mediante reclamo dirigido al emisor, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción de la factura electrónica como título valor”.

En consecuencia, el documento soporte implementado dentro de la compañía y denominado “NOTA DE ENTREGA”, si bien es válido dentro de la normatividad ya estudiada, es claro que debe existir una seguridad y confiabilidad tanto en la elaboración, como en el envío de la factura y su correspondiente soporte, pues actualmente el envío físico por correo certificado del soporte de la factura, y el número de guía será entonces la prueba de que realmente se envió, es importante que la empresa implemente un mecanismo digital, confiable, y seguro por el cual dé cumplimiento a lo establecido por la DIAN y además cuente con el material probatorio suficiente para hacer valer la factura como título valor y/o probar la aceptación tácita de la misma, sin tener que mediar un documento físico alterno, toda vez que este mecanismo desvirtúa la incorporación de los adelantos tecnológicos.

El acto sujeto a mayor comprobación dentro de un proceso jurídico adelantando por la empresa, en contra de un beneficiario de sus productos es LA ACEPTACIÓN. Frente a este aspecto la DIAN establece en su anexo técnico 004 condiciones de operatividad tecnológica en el apartado “El proceso “FACTURADOR ELECTRÓNICO – Adquiriente”: la recepción de la factura electrónica y la evidencia de que fue verificada.” La forma como debe surtirse, entre otros, el acuse de recibo (aceptación o rechazo) por parte del beneficiario (adquiriente), el cual deberá ser aplicado por la empresa ya sea a través de un sistema informático de facturación electrónica desarrollado internamente o a través de un proveedor tecnológico.

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