Errores frecuentes con el calendario tributario en Colombia: dígito del NIT, extemporaneidad, exógena, retenciones, firmas y pagos. Aprenda a evitarlos.
Respuesta rápida: Los errores más frecuentes con el calendario tributario son tomar mal el dígito del NIT, presentar tarde, no cruzar la información exógena, liquidar mal las retenciones, omitir la firma del contador o revisor fiscal y no pagar la retención con la declaración. Se evitan con un calendario propio, revisiones previas y soportes ordenados.
¿Cómo se definen los plazos tributarios en Colombia?
Los plazos se fijan cada año mediante un decreto expedido por el Gobierno nacional a través del Ministerio de Hacienda, y la DIAN los divulga en su calendario. Las fechas de vencimiento dependen del tipo de contribuyente, del impuesto y de los últimos dígitos del NIT, sin tener en cuenta el dígito de verificación.
Como las fechas cambian de un año a otro, no conviene trabajar con el calendario del año anterior. Puede consultar sus fechas con nuestra herramienta gratuita de calendario tributario y confirmarlas en el sitio oficial de la DIAN. Los impuestos territoriales, como el ICA, tienen además calendarios propios de cada municipio.
¿Cuáles son los errores más frecuentes en las declaraciones?
Los errores más frecuentes son de fechas, de conciliación de información y de forma. A continuación se explican los principales y cómo prevenirlos.
1. ¿Qué pasa si se toma mal el dígito del NIT?
Si se toma mal el dígito, la empresa puede creer que tiene más tiempo del real y presentar fuera de plazo. El error más común es confundir el dígito de verificación con el último dígito del NIT. Algunas obligaciones usan uno o dos dígitos, según lo que indique el decreto de ese año.
2. ¿Qué consecuencias tiene presentar tarde?
Presentar después del vencimiento genera la sanción por extemporaneidad prevista en el artículo 641 del Estatuto Tributario, además de los intereses moratorios sobre el impuesto pagado tarde. La sanción aumenta por cada mes o fracción de retraso, por lo que conviene presentar cuanto antes si ya venció el plazo.
3. ¿Por qué hay que cruzar la información exógena?
Porque la DIAN compara lo declarado con la información que reportan terceros, como bancos, clientes y proveedores. Si los ingresos, costos o retenciones declarados no coinciden con esos reportes, pueden llegar requerimientos. Antes de declarar, descargue la información reportada por terceros y concílela con la contabilidad.
4. ¿Qué errores ocurren con las retenciones?
Los más comunes son aplicar una tarifa o base equivocada, no practicar la retención cuando corresponde y no declarar todas las retenciones practicadas en el mes. También ocurre que el agente retenedor no expide los certificados a tiempo. Estos errores afectan tanto a la empresa como a sus proveedores y empleados.
5. ¿Qué pasa si falta la firma del contador o del revisor fiscal?
Cuando la ley exige la firma del revisor fiscal o del contador público y esta falta, la declaración puede tenerse como no presentada. Verifique cada año si su empresa está obligada a tener revisor fiscal o si supera los topes que exigen firma de contador, y que el profesional esté habilitado en los servicios de la DIAN.
6. ¿Qué ocurre si se presenta la retención sin pago?
Según el artículo 580-1 del Estatuto Tributario, la declaración de retención en la fuente presentada sin pago total no produce efecto legal, salvo las excepciones que prevé la norma. Es decir, se considera ineficaz y la empresa queda expuesta a sanciones como si no hubiera declarado. Por eso la presentación y el pago deben hacerse juntos.
7. ¿Qué errores son comunes en el IVA?
Los más comunes son declarar en un periodo equivocado, bimestral en lugar de cuatrimestral o al revés, y tomar IVA descontable sin soporte válido o en un periodo no permitido. La periodicidad depende de los ingresos del año anterior y de otras condiciones legales, por lo que debe revisarse cada año.
8. ¿Por qué es un error no conservar los soportes?
Porque sin soportes la empresa no puede demostrar costos, deducciones, descuentos ni retenciones si la DIAN los cuestiona. Las facturas electrónicas, contratos, extractos y certificados deben conservarse por el tiempo que exige la ley y estar disponibles para cualquier revisión.
¿Cómo evitar estos errores?
La forma más efectiva es trabajar con un calendario propio y revisiones previas a cada vencimiento. Estos pasos ayudan:
- Arme su calendario anual apenas se publique el decreto de plazos, con todas las obligaciones nacionales y municipales.
- Fije fechas internas varios días antes de cada vencimiento para cierre, revisión y aprobación.
- Concilie mensualmente la contabilidad con las retenciones, el IVA y la información de terceros.
- Revise la firma requerida y que el contador o revisor fiscal tenga acceso y firma electrónica vigentes.
- Prevea el flujo de caja para pagar junto con la presentación.
- Organice los soportes en un archivo digital por periodo e impuesto.
| Error | Riesgo | Prevención |
|---|---|---|
| Dígito del NIT equivocado | Presentación extemporánea | Verificar fechas en el calendario del año vigente |
| Presentar tarde | Sanción del art. 641 ET e intereses | Fechas internas anticipadas |
| Exógena sin conciliar | Requerimientos de la DIAN | Cruce previo con información de terceros |
| Retenciones erradas | Correcciones y sanciones | Revisión mensual de bases y tarifas |
| Falta de firma | Declaración no presentada | Validar obligación de firma cada año |
| Retención sin pago | Ineficacia (art. 580-1 ET) | Presentar y pagar el mismo día |
Preguntas frecuentes
¿Las fechas del calendario tributario son iguales todos los años?
No. Se fijan cada año por decreto y pueden cambiar. Por eso debe consultar el calendario vigente en el sitio de la DIAN o en nuestra herramienta de calendario tributario.
¿Se toma en cuenta el dígito de verificación del NIT?
No. Los plazos se asignan según los últimos dígitos del NIT sin incluir el dígito de verificación. Confundirlos es uno de los errores más frecuentes.
¿Se puede corregir una declaración con errores?
Sí. El Estatuto Tributario permite corregir declaraciones dentro de ciertos plazos y condiciones. Si la corrección aumenta el impuesto o disminuye el saldo a favor, puede generar una sanción, por lo que conviene evaluar cada caso con un profesional.
¿Qué hago si ya se venció el plazo?
Presente la declaración lo antes posible, liquidando la sanción por extemporaneidad y los intereses que correspondan. Mientras más pase el tiempo, mayor es la sanción.
¿El ICA sigue el calendario de la DIAN?
No. El impuesto de industria y comercio es municipal y cada municipio fija sus propios plazos. Debe revisar el calendario de cada ciudad donde la empresa tenga actividad.
¿Quién debe firmar las declaraciones de la empresa?
El representante legal, y además el revisor fiscal si la empresa está obligada a tenerlo, o el contador público cuando se superan los topes que fija la ley. Revise esta condición cada año.
Si necesita apoyo para organizar sus obligaciones, puede conocer nuestra asesoría y planeación tributaria y nuestro servicio de outsourcing contable, o contactarnos para revisar su caso.
Sobre el autor
Millán & Asociados
Firma de contadores y consultores empresariales con más de 55 años de experiencia. Presencia en 13 departamentos de Colombia. Certificados ISO 9001:2015.
